Office Manager Logistique
Introduction
Je suis Allan, Manager chez Fed Finance, cabinet spécialisé dans les recrutements en finance et fonctions supports. J’accompagne aujourd’hui un client dans la recherche de son futur.e "Office Manager Logistique(F/H/X)", un poste clé au cœur du bon fonctionnement de l’organisation.
Ce rôle stratégique s’adresse à un professionnel polyvalent, capable de coordonner les opérations administratives, de superviser le personnel de bureau et d’instaurer un environnement de travail à la fois structuré, fluide et agréable.
La personne contribuera activement à la performance collective grâce à ses compétences organisationnelles, son leadership naturel et sa capacité à faire circuler l’information de manière efficace.
Agrément de la Région de Wallonie N°W.RS.1997
Mission
Vous souhaitez en savoir plus sur cette belle opportunité ?
Voici les contours de cette offre
1/ Gestion administrative :
- Superviser et gérer le personnel administratif et les assistants administratifs.
- Déléguer des tâches et des responsabilités à l'équipe administrative, veillant à ce que le travail soit réparti de manière appropriée et que les délais soient respectés.
- Maintenir un système de classement et de gestion des documents organisé pour une récupération d’informations facile et conforme.
- Connaissance des différents programmes utilisés (opérationnels et administratifs) pour l'exécution du travail
2/ Installations et opérations de bureau :
- S'assurer que l'environnement de bureau est propre, organisé et équipé des fournitures nécessaires.
- Gérer les relations avec les fournisseurs pour les fournitures de bureau, la maintenance de l'équipement et d'autres services liés aux installations.
- Coordonner l'aménagement du bureau et l'utilisation de l'espace pour maximiser l'efficacité et le confort.
3/ Leadership et gestion d'équipe :
- En collaboration avec le site manager sélectionner les membres de l'équipe et optimiser l'équipe.
- Établir clairement les priorités et impliquer les collaborateurs directs dans la définition des objectifs.
- Déléguer les responsabilités pour permettre aux collaborateurs directs de gérer efficacement leurs tâches.
- Coacher et développer de manière constante les collaborateurs directs sur le plan personnel et professionnel.
- Évaluer les performances et responsabiliser les collaborateurs directs quant à leurs performances.
- Favoriser une culture de sécurité, de travail d'équipe et d'amélioration continue au sein de l'équipe.
- Promouvoir la collaboration interfonctionnelle entre les départements de l'entrepôt et administratifs.
4/ Communication et correspondance :
- Faciliter la communication efficace au sein du bureau et avec des parties externes telles que les clients, les fournisseurs et les parties prenantes.
- Rédiger, relire et éditer des documents officiels, des mémos et d'autres communications au besoin.
- Gérer les systèmes de messagerie électronique et de téléphone du bureau, en veillant à ce que les messages soient dirigés de manière appropriée et rapidement.
5/ Gestion du calendrier et des horaires:
- Surveiller et mettre à jour le calendriers des congés afin d’ éviter les conflits de planification et assurer un fonctionnement fluide.
- Gérer la charge de travail en cas d'absences imprévues.
6/ Gestion budgétaire et financière :
- Aider à la création et à la gestion du budget du bureau, suivre les dépenses et veiller à ce que les dépenses restent dans les limites allouées.
7/ Assurance qualité et conformité :
- Enquêter sur les plaintes des clients ou les problèmes de qualité des produits.
- Veiller à la conformité aux réglementations locales, étatiques et fédérales dans les opérations de l'entrepôt et du bureau.
- Se tenir au courant des principes de base de la qualité
8/ Soutien en ressources humaines :
- Collaborer avec le service des ressources humaines pour l'intégration des nouveaux employés, la gestion des dossiers des employés et le respect des politiques de l'entreprise.
- En collaboration avec le site Manager ,assister au processus de recrutement en faisant part des besoins , en planifiant des entretiens et en coordonnant l'évaluation des candidats.
- Veiller à ce que les employés en poste et les nouveaux soient correctement formés, veillant à ce que les pratiques de travail du personnel soient conformes aux procédures de l'organisation en collaboration avec le parrain ou marraine.
9/ Résolution de problèmes et gestion des conflits :
- Aborder les problèmes opérationnels quotidiens et les défis qui peuvent survenir dans l'environnement de bureau.
- Remedier aux conflits et maintenir une atmosphère positive et harmonieuse entre les membres du personnel.
10/ Gestion des données et rapports :
- Compiler et analyser les données liées aux opérations de bureau, aux dépenses et aux indicateurs de performance.
Votre profil
Le poste vous intéresse ? Voici le profil que je recherche :
- Diplôme en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine connexe (ou expérience équivalente).
- Expérience avérée en gestion de bureau, en rôles administratifs ou dans des postes connexes.
- Solides compétences en organisation, en gestion des tâches multiples et en gestion du temps.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Maîtrise des logiciels de bureau (par exemple, Microsoft Office, ...).
- Familiarité avec les principes comptables de base et la gestion budgétaire.
- Compétences en leadership pour gérer et motiver le personnel administratif.
- Aptitude à la résolution de problèmes et adaptabilité dans un environnement dynamique.
- Représenter l'entreprise en toutes circonstances de manière responsable.
- Contribuer constamment à la révision et/ou à l'expansion de cette description de poste.
- Une connaissance approfondie de la langue française, néerlandaise et/ou anglaise est indispensable.
Votre profil correspond, voici le package que je propose :
- Un CDI, 38h / semaine
- Un salaire fixe en fonction de votre profil (MAX 3 500€ brut mensuel)
- Un 13ème mois et un double pécule de vacances
- Des Chèques repas
- Assurance Hospitalisation
- D'autres avantages en cours de finalisation pour 2025
